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ペーパレス化の目的を明確に ペーパレス化は、目的と目標が曖昧なまま進められてしまうことが多いようです。 ペーパレス化によるメリットは大きく三つ、一点目は印刷コストや保有コストの削減、二点目は作業効率の向上、三点目は情報へのアクセス性の向上です。 このうちどの点をもしくはすべてを抑えるのか、どのレベルまでの成果を求めるのかで、ペーパレス化の方法が変わります。 享受できる利益とペーパレス化に必要となるシステムの導入や教育研修等のコストを勘案して、データとして作成した文書をデータのまま活用するのはもちろん、紙の文書をデータ化するところまでやるのか、またそのデータに文字データを含ませるのか、社外から携帯端末でデータへアクセスさせる等、ペーパレス化の方法とそのレベルを決めなければなりません。 文書をデータとして活用できる環境 ペーパレス化の目的を達成するためには、文書をデータとして活用できる環境を整えることが必要です。 まず、前回の「 ペーパレス化はなぜ失敗するのか 」で紹介した大画面ディスプレイの採用やマルチディスプレイ化などによるパソコン上での作業領域の確保が最低限必要となり、その次に目的に応じて以下のような取り組みが必要となります。 文書作成の効率化 各種文書のテンプレート（雛型）とサンプル（作成例）を社内ネットワーク上で公開することで、文書作成の効率化が実現できます。 文書データの検索 Windows Vista 以降の Windows、Mac OS X 10.4 以降の Mac OS は、従来のファイル名のみの検索ではなく、文書データの内容も対象とした実用性の高いファイル検索機能を有しており、これらのOSを利用すれば、文書データの検索効率は格段に高くなります。 社外からのアクセス ノートPCや携帯電話等により、一定のセキュリティ性が確保される方法で社内の文書データへアクセスできれば、取引先との打ち合わせや営業においてその文書を活用することで、より高い成果を期待できます。 また、取引先との打ち合わせに遅刻しないよう、30分前に近所の喫茶店等で待機することもあると思いますが、そういった時間や移動時間に社内のデータにアクセスできれば、その時間をムダなく活用することができます。 紙の文書をデータ化する データ化され

ペーパレス化で作業効率が下がる 2000年頃からペーパレス化という話をよく聞きますが、まだその成功例は多くありません。紙をデータ化したからといって作業効率が上がるとは限らず、逆に作業効率が下がるケースの方が多いのです。 その原因は主に二つで、一つは作業者のITレベルの問題です。ただし、こちらはペーパレス化を進める際には誰もが想定する課題であり、大抵は必要な教育研修が計画・実施されることから大した問題にはなりません。 ペーパレス化が失敗する一番の原因は、もう一つの作業領域の問題にあります。 データ化により作業効率が33％低下 そもそも、データ化した書類はどのように利用されるのか。その大半は、何らかの書類を参照しながら別の書類を作成するまたは何らかの作業を行うという形で利用されます。 この場合、紙の書類であればデスク上に1枚でも複数枚でも並べて参照しながらPCで作業ができますが、データ化した書類の場合はPCで表示するため、その分肝心の作業領域が狭まります。 多くの企業では、17～19インチのディスプレイが1枚という環境で作業を行っているため、書類を表示しながら同時に作業を行う場合、書類の表示だけでおおよそ半分もの画面を使うことになります。 画面の領域（解像度）が2倍になると作業効率は約33％向上するため、この場合は逆にそれだけ作業効率が低下することになるのです。 書類を保管する物理的スペースが不要になる、検索により必要な書類にすばやくアクセスできる等の利点を勘案しても、メインの作業で作業効率が33％も低下すれば、総合的に見てマイナス要素の方が大きくなるため、ペーパレス化を進める意味はありません。 それにも関わらず、このような当たり前の課題をペーパレス化を進めようとする担当者もベンダーも認識していないことが多い、もしくはベンダーはその課題に気づいていても、システムを売り込む立場であることから、そういったネガティブな情報を出さないため、実際にペーパレス化を進めて失敗してみるまでその重大な課題は顕在化しません。そのため、多くのケースにおいてペーパレス化は失敗するのです。 大画面やマルチディスプレイ化は 必須 もし、本気でペーパレス化を実現したいのであれば、まずはディスプレイ上に十分な作業領域を確保しなければなりません。 そのためには

外出先で、ハサミ・カッターやコルク抜き、ちょっと特殊なケースでトルクスドライバーが必要になっても、手元になくて不便な思いをすることが度々あったので、VICTORINOX（ビクトリノックス）のマルチツール「 サイバーツール 17725T 」を買いました。 VICTORINOXのマルチツールは様々なタイプが出ているのですが、今回購入したサイバーツールはドライバーだけで13種類と、パソコンなど機器のメンテナンスに適したタイプになっています。 使ってみた感想ですが、これだけの数のツールをコンパクトに折りたためるにも関わらず、ほぼすべてのツールが専用の工具に劣らない使い勝手で凄いとしか言いようがありません。刃物類の切れ味もかなり良いと言えます。 外出先に限らず、オフィスや自宅でも、カッター・はさみ・ドライバーなど文具や工具の代わりとして使っています。 既存ユーザーの話では、メンテナンスを怠らなければ10年以上使えるらしいので、そう考えるとかなりお得だと思いました。