Evernoteのノートブックとタグの活用

つい先日もワールドビジネスサテライトで紹介されたりと、次世代の生産ツールとして注目されているオンラインノートサービスの Evernote ですが、これを活用する上で欠かせない機能としてノートブックとタグという機能があります。

その活用法は人それぞれで、使いはじめてすぐの頃はこれらをどう活用すればよいかわかりませんでしたが、しばらく使いこんでいるうちに自分なりの活用法が見えてきました。

ムダな時間を作らない

生産活動で最も肝心なことは、ムダな時間を作らないことです。Evernoteに関して言えば、ノートブックやタグについてルールを設けたためにムダに悩む時間が増えたということが絶対にやってはならないことです。

それを避けるためには、ノートブックとタグは最低限必要な範囲で活用することです。Evernoteのノートには、作成日はもちろん更新日も記録されており、検索機能もあるため、ノートブックとタグによるカテゴライズはかなりゆるくても、インプットも管理も効率的に行えます。

ノートブックは共有ルールごとに作成する

ノートブックは、テーマ別のカテゴライズ、進捗の管理に使われることが多いようですが、私は共有ルールごとに作成しています。

（例）

• Private：プライベート、共有しない
• Corporate：会社全体
• Corporate:DivisionName：会社の特定部門全体
• GroupName：特定のグループ全体

Evernoteで他者と情報を共有する場合、ノートブック単位で共有設定を行うことになるため、ノートブックは誰と共有するかという共有ルールに基づいて作成するのが最も合理的だと思いました。

ノートブックをテーマ別のカテゴライズに使った場合、特に複数のテーマにまたがる内容などはカテゴライズでムダに悩む時間が発生するため、インプットの効率が下がってしまいます。また、進捗の管理については後述しますが、タグで行った方が効率的です。

タグは2点の基本タグを使う

タグは以下の2点を基本タグとして活用し、その他は自由に設定することにしました。

• _Draft：文章の完成を目的として作成し、作成途中のもの
• _Think：課題解決に向けて思考するために作成し、随時更新していくもの

Draftについては、完成した時点でタグを外します。Thinkについても、その課題が解決され、更新する必要がなくなった時点でタグを外します。これだけで、ノートブックを移動することなく簡単に進捗の管理が行えます。

今後、保管されているノートがかなりの数に増えてくればルールを変えることになるかもしれませんが、今のところは自分にとってこれが最適な方法かなと思っています。