Smart Hacks

以前、「 ここ一年のワークスタイルの進歩 」という記事で、情報管理を含めた自分のワークスタイルを紹介しましたが、それから1年ほど経ちましたので、改めて現在の情報管理方法を簡単に紹介します。 現在は、上の画像のとおり、項目ごとに適したクラウドサービスで情報管理を行っています。 SugarSync 5GBまで無料で使えるオンラインストレージ。複数PCのデータとオンラインストレージのデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone 等の携帯端末から閲覧することができます。 Dropbox等の競合サービスよりも容量あたりの料金が安いのと、マイドキュメントやピクチャなど好きなフォルダを個々に同期設定できるのでかなり便利です。 下記リンクからの登録で、無料版なら500MB、有料版なら10GBのボーナス容量が追加されます。 https://www.sugarsync.com/referral?rf=ffbfk8w9tofsq 外出先で、PCのデータを閲覧 パソコンやiPhone,iPadなどで、SugarSyncと同期させたPCのデータを外出先で閲覧することが可能です。 iPhone,iPadの場合は、公式アプリだけでもデータ閲覧が可能ですが、iPhone,iPad用の高機能ファイルビューア「Good Reader」を使うとかなり便利になります。以前は公式アプリでデータを持ってきて Good Reader で開くという二度手間がありましたが、現在は SugarSync への接続に対応したことで、直接データを閲覧できるようになりました！ 外出先で、PCのデータを印刷 セブンイレブンで提供されている富士ゼロックスのネットプリントを使うことで、SugarSyncと同期させたPCのデータを全国どこでもセブンイレブンで印刷することができます。 iPhone,iPadの場合は、Good Readerとネットプリント公式アプリの「netprint」を併用することで、データの印刷ができます。 Evernote テキストはもちろん、画像や音声、リンク、表示している画面の部分キャプチャなど、様々な情報を一元管理できるオンラインノートサービスです。 複数PCのデータとEvernoteのサーバでデータを同期させることができ、ま

テキストはもちろん、画像、音声、Webサイトのキャプチャと様々な情報を蓄積できるEvernoteは、使い方次第で無限の活用方法があるのだと思います。 自分は、昨年の1月24日にEvernoteを使い始めて、今では生活でも仕事でも欠かせないツールになっています。まだ活用していない機能もありますが、現時点で行っている活用法を紹介したいと思います。 Evernoteで何をしているか メモ Evernoteの最も基本的な使い方だと思います。一般的すぎるので使い方は省略します。 Webクリップ Webページの保存です。これもEvernoteの基本的な使い方だと思います。ブラウザのブックマークやソーシャルブックマークすら使用頻度が激減しました。WebクリップでEvernoteに保存しておいた方が何かと便利なことが多いです。 名刺管理 頻繁に連絡することが確定してない限り、とりあえず頂いた名刺は後述するScanSnapを通して、画像としてEvernoteに放り込みます。 登録したデータがサーバと同期された時に、サーバ側で自動的にOCR処理をかけてくれるので、画像として放り込んだだけの名刺でも、相手の氏名や会社名で検索することができます。名刺のデザインとかフォントによって正しく読めない場合もあるので、気になる場合は何らかのキーワードを追記してもいいかと思います。 手書きメモのキャプチャ 打ち合わせの際に、A4用紙などに図表を手書きすることがあります。そういった時は、打ち合わせ直後にiPhoneのDocScannerというアプリで、その場でスキャン・整形して、Evernoteに放り込みます。 議事録作成 打ち合わせの議事録を作成します。管理には _Draft と _Minutes というタグを活用しています。 まずは打ち合わせに持参するアジェンダを作成して、_Draft と _Minutes のタグを付けます。打ち合わせが終わったら、そこで決まったことをここに追加して _Draft のタグを外します。 つまり、_Draft + _Minutes がアジェンダ、_Minutesのみが議事録という扱いになってます。 Evernoteを活用するためのハードウェア ScanSnap 高機能ドキュメントスキャナー Sc