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ペーパレス化は、目的と目標が曖昧なまま進められてしまうことが多いようです。

ペーパレス化によるメリットは大きく三つ、一点目は印刷コストや保有コストの削減、二点目は作業効率の向上、三点目は情報へのアクセス性の向上です。

このうちどの点をもしくはすべてを抑えるのか、どのレベルまでの成果を求めるのかで、ペーパレス化の方法が変わります。

享受できる利益とペーパレス化に必要となるシステムの導入や教育研修等のコストを勘案して、データとして作成した文書をデータのまま活用するのはもちろん、紙の文書をデータ化するところまでやるのか、またそのデータに文字データを含ませるのか、社外から携帯端末でデータへアクセスさせる等、ペーパレス化の方法とそのレベルを決めなければなりません。

文書をデータとして活用できる環境

ペーパレス化の目的を達成するためには、文書をデータとして活用できる環境を整えることが必要です。

まず、前回の「ペーパレス化はなぜ失敗するのか」で紹介した大画面ディスプレイの採用やマルチディスプレイ化などによるパソコン上での作業領域の確保が最低限必要となり、その次に目的に応じて以下のような取り組みが必要となります。

文書作成の効率化

各種文書のテンプレート（雛型）とサンプル（作成例）を社内ネットワーク上で公開することで、文書作成の効率化が実現できます。

文書データの検索

Windows Vista 以降の Windows、Mac OS X 10.4 以降の Mac OS は、従来のファイル名のみの検索ではなく、文書データの内容も対象とした実用性の高いファイル検索機能を有しており、これらのOSを利用すれば、文書データの検索効率は格段に高くなります。

社外からのアクセス

ノートPCや携帯電話等により、一定のセキュリティ性が確保される方法で社内の文書データへアクセスできれば、取引先との打ち合わせや営業においてその文書を活用することで、より高い成果を期待できます。

また、取引先との打ち合わせに遅刻しないよう、30分前に近所の喫茶店等で待機することもあると思いますが、そういった時間や移動時間に社内のデータにアクセスできれば、その時間をムダなく活用することができます。

紙の文書をデータ化する

データ化された文書を活用する環境が整えば、紙の文書のデータ化も検討事項になるでしょう。しかし、紙文書のデータ化はその効率が良くなければ進まないにも関わらず、効率よくデータ化できる環境が整っていることは少ないのです。

例えば、サラリーマン時代には、複合機を使って文書をデータ化していましたが、スキャンに時間がかかるため、あまり活用する機会のない書類は紙のまま保管していました。

起業してからも、しばらくその方法が続いたものの、外出先でデータを活用することの重要性が高まったこと、iPhoneやオンラインストレージ等、社外でデータを活用できる手段が充実したことにより、紙文書は原則としてすべてデータ化することにしました。

とは言え、これまでの複合機ではスキャンに時間がかかりすぎるので、それを解決するために、専用のドキュメントスキャナー 富士通 ScanSnap と、また製本された書類を裁断してスキャンできるよう、断裁機 プラス PK-513L を併せて導入しました。

ScanSnap のスキャン速度はかなり速いです。印字率の高い書類でもカラー書類でも、A4 1枚 両面を約2.5秒でスキャンします。

また、両面同時にスキャンできるところはさすが専用ドキュメントスキャナーだと感心します。これだけ高速に書類をスキャンできると、作業が煩わしくて紙文書のデータ化が進まないということもありません。

断裁機は、他に安いものもありますが、180枚もの紙をまとめて裁断できる、垂直に裁断するため切り口がキレイ、光で裁断位置を確認できると、他の機種と比べてかなり便利であるためこの機種にしました。何より、ScanSnapと併用している人が多いことも選択する決め手になりました。

これにより、製本された書類はもちろん、書籍もすべてデータ化することができました。

ペーパレス化で作業効率が下がる

2000年頃からペーパレス化という話をよく聞きますが、まだその成功例は多くありません。紙をデータ化したからといって作業効率が上がるとは限らず、逆に作業効率が下がるケースの方が多いのです。

その原因は主に二つで、一つは作業者のITレベルの問題です。ただし、こちらはペーパレス化を進める際には誰もが想定する課題であり、大抵は必要な教育研修が計画・実施されることから大した問題にはなりません。

ペーパレス化が失敗する一番の原因は、もう一つの作業領域の問題にあります。

データ化により作業効率が33％低下

そもそも、データ化した書類はどのように利用されるのか。その大半は、何らかの書類を参照しながら別の書類を作成するまたは何らかの作業を行うという形で利用されます。

この場合、紙の書類であればデスク上に1枚でも複数枚でも並べて参照しながらPCで作業ができますが、データ化した書類の場合はPCで表示するため、その分肝心の作業領域が狭まります。

多くの企業では、17～19インチのディスプレイが1枚という環境で作業を行っているため、書類を表示しながら同時に作業を行う場合、書類の表示だけでおおよそ半分もの画面を使うことになります。

画面の領域（解像度）が2倍になると作業効率は約33％向上するため、この場合は逆にそれだけ作業効率が低下することになるのです。

書類を保管する物理的スペースが不要になる、検索により必要な書類にすばやくアクセスできる等の利点を勘案しても、メインの作業で作業効率が33％も低下すれば、総合的に見てマイナス要素の方が大きくなるため、ペーパレス化を進める意味はありません。

それにも関わらず、このような当たり前の課題をペーパレス化を進めようとする担当者もベンダーも認識していないことが多い、もしくはベンダーはその課題に気づいていても、システムを売り込む立場であることから、そういったネガティブな情報を出さないため、実際にペーパレス化を進めて失敗してみるまでその重大な課題は顕在化しません。そのため、多くのケースにおいてペーパレス化は失敗するのです。

大画面やマルチディスプレイ化は必須

もし、本気でペーパレス化を実現したいのであれば、まずはディスプレイ上に十分な作業領域を確保しなければなりません。

そのためには、大画面ディスプレイの採用や、ディスプレイを追加して2枚以上で利用するマルチディスプレイ構成が必須と言えます。

ペーパレス化を進めなくとも、先ほどの画面領域が2倍になると作業効率が約33％向上するという点より、業務用PCでの大画面ディスプレイの採用やマルチディスプレイ化は強く推奨します。

特に最近では、24インチ以上のディスプレイも3万円ほどで購入できるため、費用対効果が極めて高く、もし、現在19インチのディスプレイを使っていて、これを24インチ2枚の構成に変更した場合は、作業効率は約84％も向上し、十分な作業領域が確保されたことでデータ化された書類もストレスなく扱うことができます。

しかし、これだけではペーパレス化の阻害要因を解消しただけで、まだペーパレス化の成功には届きません。長くなるので続きはまた次回。